全面預算管理是一種集系統化、戰略化、人本化理念為一體的現代企業管理模式,它通過業務、資金、信息的整合,明確、適度的分權、授權,戰略驅動的業績評價等,來實現資源合理配置、作業高度協同、戰略有效貫徹、經營持續改善、價值穩步增加的目標。實施全面預算管理是公司今年的一項管理創新和工作重點,通過全面預算管理以期達到業務流、資金流、信息流、人力資源流的高效、合一,最終實現股東財富最大化,利益相關者利益最大化。在編制和實施預算的前期工作中,公司的各個責任部門和同事付出了辛勤的勞動,但要有效地實現目標,我們還要考慮一些與預算有關的道德和行為問題。
一、 預算編制中的道德問題
道德問題遍及預算的各個方面,編制預算所需的大多數信息是由那些業績受到考核的人員提供的。如果這些人員為了得到較低的業績評價標準而提供虛假的預算數據,他們違反了道德標準。
同時,預算也是協商的結果。人們都恪守這句格言:少許諾多行動優于多許諾少行動。這可能引致的現象是協商12%的收益增長目標實際達到14%,而不去答應16%的增長目標實際達到15%。對公司而言,15%的業績實際上是比14%好。但當面臨選擇,是選擇12%還是選擇16%的增長作為預算目標時,受考核的管理者通常會選擇12%的預算,因為這會給其帶來職業的低風險。
預算寬余和虛報都會使預算列支的費用高于管理者所知的實際需要。管理者常以預算來防止未來事項的不確定性。畢竟,沒有人能清楚地知道未來會怎樣。但是,虛報支出、浪費資源都會妨礙員工盡心盡力地完成或超額完成預算。在任何情況下,虛報預算數據都是一種不誠實的行為。
用盡預算也是一種嚴重的道德問題。基層管理者或許會認為如果他們不將預算定額用完,未來預算就會被削減。為了避免預算被削減,基層管理者會在預算期末用很浪費的方式花完預算的余額。結果,資源被浪費了,企業沒有得到任何好處;或者是用盡剩余資金以購置不需要的資產。同時,盡力用盡預算資金的活動本身還浪費了時間。
二、 目標的一致性
目標一致性是指企業目標與員工目標之間的統一。目標的完全一致是許多企業追求的理想。實際上,這種完全一致的目標從未存在過,因為企業內個體的短期目標常常會與企業的目標相互沖突。例如,職工希望用最小的努力來實現高收入,而企業希望盡可能降低職工的報酬以實現利潤最大化。
但是,企業還是需要將它的目標盡量與員工的目標一致。沒有考慮目標整合的預算常會以失敗而告終。將企業目標和員工目標進行了整合的預算更有可能帶來經營的成功。一種增進目標一致的方法是避免權威指令預算,盡可能進行全員參與預算﹙權威指令預算和全員參與預算見四﹚。在參與預算編制的過程中,員工一旦將公司的預算作為自己的預算,公司目標和員工的目標就是一致的了。
三、 確定預算目標的困難
一個容易達到的預算不能挖掘員工的潛力。另一方面,一個難以達到的目標又可能挫傷管理者實現目標的積極性。理想的目標應該是既有挑戰性又有可實現性。但是既有挑戰性又能達到的目標是什么呢?
在確定目標實現的難易程度時,管理者必需考慮到公司希望預算所起的多種作用。預算使得企業目標轉變為各經營部門的經營目標。但是預算是一個兼計劃、協調、激勵、控制和業績評價的工具。基于計劃和協調的目的,預算的目標應該設定在多數管理者都極有可能達到的水平。如果由于預算目標太高而使管理者根本無法實施,這樣的預算根本不是一個好計劃,協調運作的可能性也就喪失了,只有多數管理者能夠完成預算的活動和目標時,企業的目標才可能實現。從激勵的角度考慮,多數管理者能夠輕松達到的目標很可能無法激發管理者盡最大努力地工作。此時最優的預算目標應是設立在少數管理者﹙少于一半﹚能夠達到的水平。
四、 權威式或參與式的預算
預算程序可以是由上至下,也可以由下至上。在由上至下的編制程序中,高層管理者編制整個企業的預算,包括低層的經營預算。這種預算被認為是權威式預算。參與式預算程序,是在預算涉及到的人員中自下而上編制的方法,編制中包括基層的員工。
權威式預算比起參與式預算能夠更好地進行決策控制。高層管理者確定預算期的整體目標,然后編制經營預算來實現這一目標。但是權威式預算往往缺乏執行預算的基層管理者和職員的認同感。另外,權威式預算沒有溝通,它是直接下發指令。人們更愿意努力去實現自己認可或參與制定的目標而不是別人強加的目標。
參與式預算是一種很好的交流工具。參與式預算的編制過程能夠使管理者更好地認識到員工所面臨的問題,能夠使員工更好理解高層管理者的處境。參與式預算更容易增強員工去實現目標的信心。
除非缺乏適當的控制,參與式預算會產生容易實現的預算目標或與企業的戰略、預算目標不符的目標。所有有效的預算編制程序應該是自上而下和自下而上的結合。各部門根據企業預算委員會公布的預算原則編制預算草案,高級管理者審議并對提交的預算提出改進建議,然后發回各部門修正。最終的預算通過多次的參與協商而不是強制形成。
五、 高層管理者的參與
高層管理者應在多大程度上參與預算編制以及如何參與其中?答案很復雜。為了使預算更有效,高層管理者應參與預算并強烈關注預算執行的結果。但是太多的參與又容易使預算變成權威式預算,影響低層管理者。正確的做法應該是平衡高級管理層和低層管理者在預算中的關系。
高級管理層通過預算復議和審批,保障預算原則的貫徹。高層管理者積極參與預算的復議和審批,是阻止低層管理者玩預算游戲的有效辦法,同時也可以激勵低層管理者信任預算,公正地編制預算并努力去實現預算,因為他們知道老板對預算很在意。
六、 預算委員會秘書處的作用
預算委員會秘書處在整個預算編制過程中,從檢查預算數據的精確性,到分析該預算與預算原則及企業的預算目標的一致性等方面,都起著積極的作用。預算委員會秘書處為預算匯總提供了技術人員。
不幸的是,預算委員會秘書處所做的許多工作都被認為是消極的。有些時候,預算委員會秘書處會指出預算中存在偷懶問題、存貨過量問題、經營低效及其他潛在的問題。這些當然不是容易的事情。但如果企業要想有一個有效的經營預算,這些工作是必需的。
預算委員會秘書處的成員都應該是出色的溝通者。他們必須有公正、公平并正直誠實。擁有這些品德的人可以在預算的促進與協調工作中做的更出色。